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Comment améliorer sa gestion du temps ?

coaching gestion du temps

La gestion du temps est beaucoup évoquée dans le milieu professionnel et un peu moins dans le milieu personnel.

Et pourtant….

Le temps est une donnée fondamentale dans notre société ultra-connectée, qui demande à tout le monde d’aller toujours plus vite et d’être toujours plus performant.
Nous courrons du matin au soir avec le sentiment de ne jamais être dans le bon timing.
Nous sommes tiraillés entre les moments que nous consacrons au travail et ceux que nous passons avec notre famille. Notre souhait le plus cher étant de réussir notre vie professionnelle, sans pour autant négliger notre vie personnelle.

Si l’on demandait aux gens de dresser la liste de leurs plus grandes frustrations, je suppose qu’en tête viendrait le manque de temps.

Alors, pourquoi vouloir gagner du temps ?

Eh bien, simplement pour améliorer sa productivité et surtout pour améliorer sa qualité de vie

Le but de cet article est donc de vous permettre de gagner du temps pour améliorer votre quotidien.
Les solutions sont plus simples que les gens ne veulent bien l’admettre.

Ce qu’il faut, c’est faire entrer de force vos activités dans le temps dont vous disposez au lieu d’essayer d’étirer le temps afin de l’adapter à vos activités.

Comment améliorer notre gestion du temps ?

gestion du temps
Gérer son temps

Être organisé

Planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.


En effet, devoir soulever une dizaine de dossiers pour retrouver la feuille sur laquelle vous avez noté des informations indispensables à votre tâche du jour est agaçant et chronophage.

Chacun doit adopter l’organisation qui lui convient avec le support le plus adapté à sa personnalité.

Mais il y a 2 choses qui sont, à mon sens, primordiales :

  • Tout Noter : mettez les choses par écrit ça permettra de vous libérer l’esprit. De plus, avoir une vision globale des taches à faire permet d’y voir plus clair et d’ajuster l’organisation si besoin. Enfin, noter c’est s’engager. En prenant l’habitude de noter vous vous sentirez obligé de faire les choses. Le supplice de reporter une obligation et la satisfaction de la barrer lorsque c’est fait, vous fourniront une bonne raison de continuer à le faire.
  • Organiser le soir même l’emploi du temps du lendemain : Personnellement le simple fait de savoir que la journée du lendemain est organisée m’apporte la paix de l’esprit et le sentiment d’avoir une tête d’avance.

Si vous n’avez pas une idée claire de ce que vous voulez accomplir, vous finirez par ne rien faire du tout.

Pour maitriser le temps, il suffit de faire les choses que vous avez à faire au moment que vous avez choisi. Mais, sans que cela ne dure plus longtemps que prévu.

Ceci exige de l’organisation.

En sachant combien de temps il vous faudra pour faire quelque chose et la manière la plus rapide pour le faire, vous pouvez avoir un certain contrôle sur des éléments qui peuvent sembler incontrôlables.

Tout planifier

Pensez à évaluer combien de temps prend chacune de vos taches et à toutes les planifier.

Il est, en effet, indéniable que l’imprécision est dévoreuse de temps.

Hormis les imprévus, il est toujours possible de tenir un planning.
Que ce soit sous forme papier ou digital, ne sous-estimez pas l’importance du support de planification.
Commencez par inscrire les obligations qui ne pourront pas être déplacées, qu’elles soient dans la sphère professionnelle ou personnelle. Puis placez les taches récurrentes, même les plus anodines comme la préparation du repas. Enfin laissez des petites plages libres pour les imprévus.

Il est également important d’évaluer le temps nécessaire pour chaque activité. En effet, si le temps alloué n’est pas suffisant, cela vous obligera à courir après le temps.

Consultez votre agenda en fin de journée avant. Cela vous permettra de :

  • Rayer ce qui a été accompli ;
  • lister ce qui ne l’a pas été ;
  • trouver un autre créneau pour ces tâches en suspens.

Vous n’aurez plus qu’à prendre connaissance du travail qui vous attend le lendemain. C’est une excellente façon de gagner en productivité.

En procédant ainsi, vous aurez l’esprit libre et vous pourrez profiter pleinement des heures passées auprès de votre famille.

Planifier du Temps pour soi

Il faut se forcer à prendre du temps pour se détendre en planifiant du temps pour soi. Il s’agit du moment où vous libérez votre esprit de toutes ses obligations.

C’est un moment primordial pour retrouver un peu de clarté et de sérénité.

Que ce soit 10 mn par jour ou 3 h par semaine, il ne faut surtout pas le négliger.
Ce moment est à définir en fonction de vos besoins. Cela peut être 1 fois par jour, 2 fois par semaine, 3 fois par mois, etc. Nous sommes tous différents et le temps de ressourcement nécessaire n’est pas le même d’une personne à une autre.
Pendant ce moment, évadez-vous, promenez-vous, déconnectez-vous pour prendre du recul et revenir gonflé d’énergie.

Par exemple : Je décide de prendre 2h exclusivement pour moi le Vendredi de 11h à 13h. Je vais donc prendre conscience que tout ce que j’ai à faire dans la semaine doit être fait avant ou après ce créneau bloqué dans mon agenda.

Autre exemple : Je décide de prendre 30mn pour moi avant de commencer ma journée. Je vais donc adapter mon réveil en fonction de mon temps pour moi. Si j’ai un rendez-vous à 9h, que j’ai besoin d’1h pour me préparer, que le rendez-vous se trouve à 30mn de chez moi, je vais donc devoir me lever à 7h pour pouvoir profiter de mon temps pour moi.

Ces moment-là sont la récompense d’une bonne organisation.

Respectez votre emploi du temps !

Planifier ne vous servira à rien si vous ne vous y tenez pas.
Il est très rare que quelque chose soit si important que l’on soit obligé de s’en occuper immédiatement. Ne réagissez pas tout de suite, prenez le temps de planifier cela dans votre emploi du temps.

Astuce : Lorsque c’est possible, faites les choses que tout le monde fait au moment où personne ne le fait :

  • Évitez la circulation en partant 30 mn plus tôt ou plus tard chaque jour
  • Faites les courses en semaine au lieu d’attendre la foule du samedi
  • Contactez les organismes ou services clients pendant les heures creuses
  • Etc.

Respectez-vous !

Tenez compte de vos habitudes et de votre rythme de travail.
Personnellement je suis plus productive le matin. Du coup, je fais toutes les activités qui me demandent réflexions et concentrations à ce moment-là. Je planifie les temps de détente à des moments où je suis le moins efficace comme juste après le déjeuner.
Il n’y a pas de rythme idéal. Chacun doit respecter le rythme qui est le sien pour être productif et gagner du temps. Il est important de tenir compte de votre propre horloge biologique pour planifier votre journée.

Pour bien gérer son temps, il faut se fier à son expérience :

  • Lorsque vous avez l’habitude de faire vos courses en 1h, ne programmez pas 30mn en essayant de gagner du temps.
  • Si vous avez un battement de 10mn entre 2 rendez-vous, n’en profitez pas pour passer un coup de fil qui pourrait durer 20mn.
  • Etc….

Soyez raisonnable afin de ne pas créer des situations incontrôlables.

Comment éviter de perdre du temps ?

perte de temps
À la recherche du temps perdu

L’ennemi numéro un d’une gestion efficace du temps est l’éparpillement.

Savoir dire NON

Si vous dites oui à tout, vous risquez de gaspiller votre temps en une multitude de taches chronophages.

Les personnes les plus productives accordent leur temps seulement aux personnes et aux projets qui en valent la peine.
Pour une gestion du temps efficace, il est important de détecter les activités qui nous prennent trop de temps sans nous rapprocher de nos objectifs prioritaires.

La meilleure façon de gagner du temps est de commencer par ne pas en perdre sur des activités inutiles.

Savoir dire non de manière diplomatique et avec aplomb est une des premières solutions efficaces pour retrouver du temps pour ce qui compte.

Apprenez à dire NON même lorsque c’est difficile. Un NON définitif vaut mieux qu’un peut-être.
Ne pas rester dans l’attente avec un peut-être est bénéfique pour tout le monde.

Lorsque vous dites non à quelqu’un directement, la personne aura le temps d’aller chercher une autre solution.

Mais si vous dites « peut-être » tout en sachant que c’est difficilement réalisable pour vous, alors vous risquez de vous mettre dans une situation compliquée.

Ne plus procrastiner

Remettre à plus tard quelque chose que l’on peut faire sur le moment peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais. C’est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.

Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester.

Le téléphone : Source énergivore de temps

Le téléphone peut être l’ennemi de la gestion du temps, de par les notifications incessantes et les réseaux sociaux à portée de main, sans parler des appels téléphoniques qui s’éternisent.


C’est pourquoi il est important d’apprendre à gérer son utilisation en fonction de son emploi du temps :

  • Lorsque vous décidez de rester focus sur une activité qui demande de la concentration, éloignez votre téléphone. Il est en effet difficile de retrouver le fil après avoir été coupé à cause d’un appel, d’un message ou d’une notification qui va vous renvoyer vers les réseaux sociaux. Non, vous n’êtes pas censé(e) vous rendre disponible dès qu’on vous sollicite ! D’ailleurs, une bascule constante entre “concentration” et “sollicitations” affaiblit les capacités d’attention. S’interrompre pour jeter un coup d’œil à ses notifications, c’est se déconcentrer pour quelques minutes. Si vous reproduisez ce comportement plusieurs fois dans la journée, vous pouvez facilement perdre plus d’une heure sans même vous en rendre compte.
  • Lisez ou écoutez vos messages seulement lorsque vous êtes disposé à y répondre. Accordez-vous des périodes de pause que vous pourrez utiliser pour consulter vos notifications et répondre à vos messages.
  • Lorsque vous êtes en communication et que votre emploi du temps est serré, entrez dans le vif du sujet. Très souvent les gens n’osent annoncer l’objet de leur appel et commencent par des échanges de politesses. Sauf que les échanges qui s’éternisent peuvent bousculer votre agenda.
  • Mettre fin à une conversation téléphonique n’est pas toujours aisé, mais c’est possible à faire sans froisser son interlocuteur. Si c’est une personne proche, on peut lui dire qu’on a un rendez-vous et qu’on la rappellera plus tard. Et si c’est une personne que l’on connaît moins bien, on peut prétexter un double appel important.
  • Apprenez à estimer le temps de vos appels téléphoniques. Planifiez les plus longs afin qu’ils ne désorganisent pas votre journée.
  • Pour gagner du temps, mettez votre téléphone en mode « avion » ou « ne pas déranger » dès que vous commencez à travailler.

Quelques méthodes de gestion du temps :

méthodes gestion du temps
Devenez le maître du temps
  • Optimiser son temps : Lorsque nous avons plus de choses à faire que de temps dans la journée, il faut optimiser son temps en regroupant les taches et en planifiant.
  • La loi de Pareto : Selon cette loi 20% d’efforts = 80% de résultats.
    L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps
    Distinguez l’essentiel de l’accessoire, les activités stratégiques des activités moins importantes.
    Préservez du temps pour l’essentiel, économisez du temps sur l’accessoire.
  • La loi de Laborit : Planifiez les taches lourdes et importantes en premier puis placez les petites choses moins importantes un peu partout dans votre emploi du temps.
  • La règle des 2 mn : Tout ce que vous pouvez faire en 2 mn, faites-le immédiatement afin de ne pas entasser plein de choses à faire.
  • La loi de Parkinson : Raisonnez en fonction du temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps disponible.
    Attribuez un « budget temps » à chaque activité.
    Fixez-vous des dates limites à ne pas dépasser.
  • Les rythmes biologiques : Prendre conscience de votre rythme vous permettra d’organiser plus efficacement votre quotidien.
    Programmez des activités stratégiques ou de réflexion à des moments de hautes formes et des activités de routine à des moments de recharge ou de récupération.
  • La loi d’Illich : C’est la loi de la contre productivité du temps investi au-delà d’un certain seuil.
    Au-delà d’un certain seuil horaire sachez vous arrêter pour faire autre chose. Persévérez sans vous obstiner, soyez conscient de vos limites.
  • La loi de Carlson : Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue.
  • La loi de l’alternance : Trouvez l’activité qui convient à chaque moment. Travaillez en « bloc temps ». Restez focus sur une chose à la fois.
  • La matrice d’Eisenhower : Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important, aurait déclaré Dwight D.Eisenhower, 34e président des États-Unis. La méthode de la matrice d’Eisenhower vise à mieux prioriser les tâches et hiérarchiser ses priorités, selon leur degré d’urgence et/ou d’importance.

Alors, êtes-vous un(e) pro de la gestion du temps ?

Pour le savoir, chaque fin de journée, posez-vous simplement ces 3 questions :

  • Qu’est ce que j’ai fait de bien en matière d’organisation ?
  • Qu’est ce que je dois améliorer pour gérer mon temps ?
  • Quel changement me permettra d’être plus efficace à l’avenir ?

Si vous ne trouvez pas de réponses à ces questions, relisez cet article.😉

Et puis, si vous connaissez d’autres astuces concernant la gestion du temps, n’hésitez pas à les partager en commentaires.

À très bientôt pour un nouvel article,

Linda Coach pour Vous…

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